信息披露

第一章 总则

第一条 为规范北京后生公益基金会供应商管理工作，建立健全公开透明、科学高效的供应商管理体系，保障基金会采购活动合规有序开展，提高资金使用效益与项目管理质量，根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》等法律法规及基金会章程，结合基金会日常工作实际，制定本制度。

第二条 本制度所称供应商，是指为基金会提供项目执行、物资供应、专业技术服务、行政运营支持等各类产品和服务的法人、其他组织或自然人。供应商库是指基金会通过规范程序建立并动态管理的合格供应商信息集合，是基金会开展采购活动的重要资源平台。

第三条 供应商库管理遵循合法合规原则，严格遵守国家法律法规和公益行业规范。遵循公开公平原则，供应商准入、使用、评估等环节透明公正。遵循择优选用原则，综合评估供应商资质、能力、价格及社会责任表现。遵循动态管理原则，建立准入、评估、退出机制，实现优胜劣汰。遵循风险防控原则，加强供应商资质审查与履约监督，防范财务、法律与道德风险。

第四条 本制度适用于基金会各部门、各项目所有涉及供应商选择、使用与管理的活动。重大采购事项应同时遵循基金会《采购管理制度》及理事会决策权限相关要求。

第二章 组织与职责

第五条 基金会理事会负责审议批准供应商库管理制度及重大调整事项，听取年度供应商管理专项报告。秘书长办公会负责审批供应商库建设方案、年度评估结果及重大供应商准入与退出决策。

第六条 基金会财务部作为供应商库归口管理部门。主要职责包括制定并完善供应商管理制度与流程，组织供应商信息收集、审核与入库评审，维护供应商信息数据库并确保信息准确完整，组织供应商履约评估与年度评审，管理供应商退出与黑名单事务，提供采购咨询与流程指导服务。

第七条 基金会采购领导小组负责对申请入库供应商进行资格评审，对重大采购项目供应商选择提供决策建议，成员应签署廉洁承诺与利益回避声明。

第八条 各业务部门作为供应商使用单位，负责提出采购需求，参与供应商履约过程监督与验收评价，及时反馈供应商服务质量信息。财务部门负责供应商付款审核与财务风险提示。监事负责对供应商管理全过程进行监督审计。

第三章 供应商分类与准入

第九条 基金会供应商按照服务性质分为四类管理。项目执行类包括项目合作机构、培训执行方、评估监测机构等直接参与项目实施的主体。物资供应类包括设备、材料、宣传品等实物产品供应商。专业服务类包括法律、审计、咨询、IT技术、传播策划等专业技术服务提供商。其他类包括物业、物流、维修、会务等日常运营和其他事物服务商。

第十条 供应商准入采取公开征集与定向邀请相结合方式。基金会通过官方网站、微信公众号等渠道定期发布供应商征集公告，同时接受行业协会推荐、合作伙伴引荐及业务部门提名。所有推荐应基于客观公正原则，推荐人须说明推荐理由并回避利益关联。

第十一条 申请入库供应商应具备以下基本条件。依法设立并有效存续，具备独立承担民事责任能力。持有开展经营活动所需的合法资质证明。财务状况良好，信用记录无重大瑕疵。具备履行合同所必需的设备、人员和专业技术能力，需准入资质的领域，须具有相关准入资质。近三年内在经营活动中无重大违法记录及严重违约行为。认同基金会公益理念，愿意遵守基金会相关管理制度。

第十二条 供应商准入评审程序包括信息登记环节，供应商需填写《供应商信息登记表》并提交资质证明文件。初步审核环节由采购领导小组对资料完整性、合规性进行形式审查。综合评审环节由采购领导小组从资质合规、专业能力、财务实力、行业声誉、公益契合度等维度进行评分。结果公示环节将评审结果在基金会内部公示不少于三个工作日。入库建档环节在公示无异议后正式录入供应商库并建立电子档案。

第十三条 供应商提交材料应包括《供应商信息登记表》，营业执照或登记证书复印件，相关资质认证文件，信用中国网站查询报告，无重大违法记录承诺书。所有材料均需加盖公章确保真实有效。

第四章 供应商分级与使用

第十四条 根据供应商综合实力、合作历史及评估结果，将供应商分为四级管理。战略合作供应商与基金会建立长期深度合作关系，签订战略合作框架协议。核心供应商多次合作表现优秀，信用评级持续良好。合格供应商通过评审具备合作条件，可参与常规采购。备选供应商资质基本符合要求，但合作经验不足或存在特定限制条件。

第十五条 基金会采购活动应优先从供应商库中选取供应商。根据采购金额与性质，采用不同采购方式。直接采购适用于单次金额在5万元（不含）人民币至30万元（含），可从库内直接选用合适供应商。比价采购适用于单次金额在30万元（不含）至50万元（含）之间，应从库内选取至少三家供应商进行比价。竞争性谈判适用于单次金额在50万元（不含）以上，应组织库内合格供应商进行竞争性谈判。

第十六条 特殊情形处理包括紧急采购情形，因不可抗力或紧急项目需要，可先行采购并在二十五个工作日内补办入库手续；若供应商后续评审未通过，应说明理由并记录在案，未来采购不得再以紧急为由选用该供应商。单一来源采购情形因技术专利、公益合作排他性等原因只能从唯一供应商采购的，应提供充分证明材料并经秘书长办公会批准。小额零星采购情形金额在5万元及以下的日常零星采购，经部门负责人批准后可直接执行，凭合规票据报销。

第十七条 所有采购活动均应签订书面合同，明确双方权利义务。合同模板由基金会法务部门审核制定，重大合同需经法律顾问审定。合同履行过程中如遇变更事项，应签订补充协议并按规定审批。合同原件统一归档管理，保存期限不少于十年。

第五章 供应商评估与关系维护

第十八条 建立供应商全过程评估机制。合作过程评估要求项目部门在合作过程中记录供应商履约情况。年度综合评估安排在每年第四季度组织对活跃供应商进行年度评审。不定期抽查针对重点供应商进行突击检查或第三方评估。

第十九条 供应商评估采用百分制评分，评估维度包括：资质合规性维度，占40%权重，考察主体资质、信用记录、经营合规性；业绩经验维度，占30%权重，评估同类项目经验、过往履约能力、市场信誉；成本效益维度，占15%权重，衡量价格合理性、性价比、成本节约措施；团队结构维度，占10%权重，评价项目团队配置、专业人员资质、技术能力；社会责任维度，占5%权重，关注公益支持度、环保实践、员工关怀。

第二十条 评估结果应用具体如下。得分九十分以上列为优秀供应商，在后续采购中享有优先权，可发展为战略合作伙伴。得分七十分至八十九分为合格供应商，可继续合作。得分六十分至六十九分为待改进供应商，发出书面整改通知并限期改进，整改期限一般不超过30日，整改后经评估仍不合格的，启动退出程序。得分六十分以下为不合格供应商，启动退出程序。

第二十一条 建立供应商沟通与培训机制。定期召开供应商座谈会，听取意见建议。组织供应商参与基金会公益活动，增进价值认同。提供合规培训与能力建设支持。对优秀供应商进行公开表彰与宣传。

第六章 退出与黑名单管理

第二十二条 建立供应商黑名单制度。供应商有下列行为之一的，经查实后列入黑名单。提供虚假资质证明或业绩材料行为。向基金会工作人员行贿或提供不正当利益行为。严重违约造成重大损失或不良影响行为。产品服务存在重大质量或安全问题行为。泄露基金会保密信息或侵犯知识产权行为。违反公益伦理或基金会核心价值观行为。其他严重违法违规行为或对基金会声誉存在影响的重大舆情问题。

第二十三条 黑名单确认程序包括以下环节：问题发现部门提出书面报告环节；采购领导小组调查核实环节；秘书长办公会审议并批准环节；书面通知供应商并告知申诉权利环节。供应商可在收到通知后十个工作日内提出书面申诉，申诉由监事受理并召集两名及以上未参与该供应商黑名单确认审议的理事共同复审，并在三十个工作日内作出最终决定。

第二十四条 黑名单管理措施包括立即终止所有合作措施。追偿经济损失措施。基金会系统永久禁入措施。视情节向业务主管部门报告措施。在保护合法权益前提下向行业组织通报措施。黑名单信息保存期限不少于十年。

第七章 信息管理与保密

第二十五条 建立供应商电子信息数据库，实现信息分类、检索、统计与分析功能。数据库应包含供应商基本信息、资质文件、合作记录、评估结果、信用等级等核心数据。信息技术部门负责数据库安全维护，确保系统稳定运行与数据安全。

第二十六条 供应商信息管理遵循准确性要求，定期更新供应商动态信息。遵循完整性要求，确保档案资料齐全规范。遵循安全性要求，采取技术措施防止信息泄露。遵循保密性要求，未经批准不得对外提供供应商信息。

第二十七条 所有接触供应商信息的人员均应签署保密协议，承担保密义务。供应商提供的商业秘密、技术资料等应严格保密，不得用于与本会合作无关的用途。离职人员保密义务持续有效。

第八章 监督与责任

第二十八条 监事对供应商管理全过程进行监督，重点监督供应商准入评审的公正性，采购流程的规范性，评估结果的客观性，利益冲突回避执行情况。

第二十九条 实行利益冲突主动申报制度。工作人员与供应商存在直系亲属在供应商单位任职或持有股份关系时应主动申报并回避。曾在供应商单位工作离职不满三年，应主动申报并回避。与供应商有其他可能影响公正决策的关系时应主动申报并回避。未主动申报或违反回避规定的，按基金会纪律规定处理。

第三十条 建立供应商投诉举报机制。对供应商的投诉应在十五个工作日内调查回复，对工作人员的举报按内部规定处理。保护投诉举报人合法权益。

第九章 附则

第三十一条 本制度经基金会理事会审议通过后生效。原相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。本制度由理事会负责解释，执行过程中可根据实际情况提出修订建议，按规定程序审批后调整。

第三十二条 基金会可根据本制度制定具体实施细则与配套表格，包括《供应商信息登记表》《供应商评审表》《供应商整改通知书》等，确保制度可操作、可检查、可考核。

第三十三条 本制度自2025年12月7日起执行。

    北京后生公益基金会

2025年12月7日